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Der Ersteingriff im Fall einer Störung erfolgt im Idealfall geplant, obwohl die Störung ungeplant auftritt. Dies ist dadurch möglich, dass grundsätzlich zu erwartende oder nicht auszuschließende Störereignisse vorbereitet werden.

Oft wird eine Störung der Anlage durch die Anlagenüberwachung selber erkannt. In derartigen Fällen liegt eine automatisch generierte Störmeldung vor. Wird eine Störung durch das Bedienpersonal gesehen ohne dass die Leittechnik diese erkannt hat, so muss eine Störmeldung erstellt werden.

Anlagenstörungen müssen unmittelbar im Betriebsführungssystem gespeichert werden. Zu den zu erfassenden Daten gehören neben der Eintrittszeit bzw. dem Zeitpunkt des Erkennens der Störung die wesentlichen Betriebsparameter der Anlage. Darüber hinaus muss die Dokumentation einer ersten Bewertung in Form der Beschreibung des Schadenbilds (was wurde gesehen?) sowie – so weit möglich – des Behebungsvorschlags (welche Maßnahme ist durchzuführen?) erfolgen.

Nun erfolgt die erste wichtige Entscheidung: Umsetzung der Entstörung durch die Betriebsmannschaft bzw. eine betriebsnahe Instandhaltung oder durch die zentrale Instandhaltung? Die Beantwortung dieser Frage hängt vom Zeitpunkt des Störeintritts ab (Tagschicht oder Nebenzeit?) und darüber hinaus davon, wie viel Zeit für die Behebung verbleibt. Unter Umständen wird man sich bewusst für eine provisorische Wiederherstellung entscheiden.

Für die Behebung der Störung durch die zentrale Instandhaltung wird die Arbeitsvorbereitung eingeschaltet. Diese legt einen Auftrag an und entscheidet, ob eigenes oder Fremdpersonal für die Entstörung hinzugezogen werden soll. Im Falle, dass Eigenpersonal mit der Entstörung beauftragt wird, beplant die Arbeitsvorbereitung die Aufwandsziele, reserviert die Materialien und koordiniert die Zuarbeit externer Unternehmen. Für eingesetztes Fremdpersonal wird ein Leistungsabruf aus einem bestehenden Rahmenvertrag oder aber eine Bestellanforderung angelegt.

Danach wird die Freigabe beantragt und nach positiver Rückmeldung hierzu die Entstörungsarbeit aufgenommen.

Am Ende der Entstörung werden die Arbeit als abgeschlossen gemeldet und erteilte Freigaben zurückgegeben. Im Rahmen der Dokumentation wird beschrieben, um welche Schadenursache es sich handelt und welche Maßnahmen erfolgten sowie ob es sich um eine provisorische Reparatur oder eine abschließende Instandsetzung handelt:
- Was hat zum Eintritt des Schadens geführt?
- Welche Arbeiten wurden ausgeführt?
- Sind Folgemaßnahmen erforderlich?

Es erfolgt gleichzeitig die Stundenaufschreibung und die Dokumentation getätigter Materialentnahmen.

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