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Ausschreibung Technische Betriebsführung und Instandhaltung

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Ausschreibung zur Technischen Betriebsführung und Instandhaltung

Ausschreibung zur Technischen Betriebsführung und Instandhaltung

Eine Ausschreibung zur Technischen Betriebsführung und Instandhaltung eines neuen Industriestandorts mit Verwaltung, Hochregallager, Laboren, Fertigung und fahrerlosen Transportsystemen (AWTs) muss Neubau-Spezifika klären (Übergabe vom GU, Mängelverfolgung, Abnahmephase, Probebetrieb), Technisches FM und Instandhaltungsumfang definieren (z. B. HLK, Strom, Druckluft, Fördertechnik, Labors), SLA und KPI verankern (Reaktionszeiten, Verfügbarkeit Hochregal, AWT-Störungsreduktion), Sicherheits- und Arbeitsschutz-Vorschriften (DGUV, ATEX, Explosionsschutz berücksichtigen), Qualität (Referenzen industrieller FM, ATEX-Know-how, Laborsensibilität) und Nachhaltigkeit (Energieeinsparung, ESG, CO₂-Bilanz) angemessen bewerten und Risiko- und Notfallmanagement (Brand, Explosion, IT-Störung), plus Redundanzkonzepte beachten.

Im Vergabeverfahren werden Angebote nach Preis, Qualität, Service, Sicherheit und Nachhaltigkeit beurteilt. Nach Zuschlag folgt eine gut geplante Implementierung: parallele Bauabschlussphasen, Einbindung in Testläufe, Schulungen, finaler Regelbetrieb samt langfristiger Wartung, Störungsmanagement und Optimierungsprozessen. So entsteht eine hochwertige und rechtssichere Dienstleistung für Betriebssicherheit, Produktionsverfügbarkeit und wirtschaftliche Ziele des neuen Industriestandorts.

Ziel der Selbstbeurteilung im Facility Management

Zielsetzung

Mit dem Neubau eines Industriestandorts – bestehend aus Verwaltungsflächen, Hochregallager, Laborräumen, Fertigungshallen und AGV-/FTS-Systemen (Automated Guided Vehicles bzw. fahrerlosen Transportsystemen) – werden umfassende Technische Betriebsführungs- und Instandhaltungsleistungen benötigt.

Ziel ist eine hochwertige Servicequalität, minimale Ausfallzeiten und optimale Integration in die Produktionsabläufe sowie eventuelle Total Technical Service (TTS)-Strukturen.

Diese Ausschreibung soll einen qualifizierten Dienstleister finden, der:

  • Neuanlagen und -systeme frühzeitig übernimmt (ggf. bereits in der Bauabschluss- / Inbetriebnahmephase),

  • die Betriebssicherheit, Verfügbarkeit und Wirtschaftlichkeit sämtlicher technischer Anlagen (HLK, Strom, Druckluft, Fördertechnik, AWTs, Brandschutz etc.) sicherstellt,

  • Normen (DIN EN 13269, DIN 13460), Arbeitsschutz (DGUV, BetrSichV, ATEX), Brandschutz und Sicherheitsanforderungen in einem industriellen Umfeld erfüllt,

  • und bei der Energieoptimierung, Nachhaltigkeit (ESG) sowie dem Changemanagement des Neubaus unterstützt.

Technische Betriebsführung

  • Gesamtverantwortung für HLK-Anlagen (Heizung, Lüftung, Kälte), Energieversorgungsanlagen, Druckluft, Brandschutzsysteme, ggf. Elektrotechnik,

  • Steuerung und Monitoring über zentrales BMS/SCADA oder TTS-Portal, 24/7-Alarmmanagement,

  • Schnittstellen zu Produktionsleit- und Materialflusssystemen (z. B. Hochregallagersteuerung).

Instandhaltung nach DIN EN 13269 / DIN 13460

  • Wartung, Inspektion, Instandsetzung, Verbesserung aller relevanten Anlagen,

  • Erstellung von Wartungsplänen, Dokumentation (Protokolle, Historie),

  • Ersatzteilmanagement, kurze Reaktionszeiten bei Störungen (SLA).

Hochregallager (Regalbediengeräte, Fördertechnik, Sensorik)

  • Wartung und Inspektion nach DGUV-Regeln, UVV-Prüfungen, Schmierservice, Verschleißteil- / Kettentausch,

  • ggf. Instandsetzung mechanischer/elektrischer Module, Feinjustierung von Antrieben und Steuerungen.

AWTs / FTS (Automated Guided Vehicles)

  • Technische Betreuung der Fahrzeuge (Akkusysteme, Ladesysteme, Wegesensorik, Softwareupdates),

  • Wartung von Navigationseinheiten, Sicherheitsscannern (Laserscanner?),

  • Notfallkonzepte bei Ausfällen, Redundanzstrategien.

Labortechnik (falls relevant)

  • HLK für Labore (Filter, Reinraum), Druckgasversorgung, Notduschen, Abluftsysteme,

  • Ggf. spezielle GMP- oder FDA-Anforderungen (Pharma), ATEX-Zonen bei Chemielaboren.

Verwaltungsflächen

  • Klassische Wartung von Lüftung, Klimaanlagen, Beleuchtung, Brandmelde- und Sicherheitsanlagen, Aufzüge?,

  • Ggf. Betreuung von Konferenztechnik, E-Ladeinfrastruktur für PKW.

Optional: Infrastrukturservices (Reinigung, Entsorgung, Werkschutz, Poststelle)

  • Je nach Bedarf in der gleichen Ausschreibung oder als separater Los.

Integration in Bauabschlussphase

  • Der Dienstleister sollte bereits in den letzten Bauphasen mitwirken (Mängelerfassung, Prüfung As-Built-Pläne, Einblick in Bau- und Anlagendokumentation).

  • Vermeidung von Schnittstellenproblemen oder verdeckten Baumängeln.

Übergabeprotokolle, Abnahmen

  • Gemeinsame Abnahmen von HLK-/Regalanlagen, AWT-Systemen mit dem Generalunternehmer/Bauherr, um Mängel und Gewährleistungszuständigkeiten sauber zu definieren.

  • Einpflegen aller As-Built-Unterlagen in das Instandhaltungs- und TTS-System.

Inbetriebnahme / Probebetrieb

  • Parallel zum Hochlauf der Produktion, Testläufe von Regalbediengeräten, AWT-Routen,

  • Der FM-Dienstleister unterstützt bei Parametrierung, Erstwartung, Erstmusterinstandhaltungen, Feinjustierung.

Rechtliche und normative Grundlagen

  • Arbeitsschutz (BetrSichV, DGUV, PSA, Explosionsschutz-Dokument für ATEX-Zonen),

  • Brandschutz (Landesbauordnungen, VdS, DIN 14675 für Brandmeldeanlagen?),

  • Normen zu Instandhaltung: DIN EN 13269 (Verträge) und DIN 13460 (Systematik),

  • Produktionsspezifische Vorschriften: GMP (Pharma?), HACCP (Lebensmittel?), ISO 9001, ggf. Reinraumklassifikationen,

  • Energie: GEG (Gebäudeenergiegesetz), ggf. ISO 50001 Energiemanagement, CO₂-Reduktion.

Anschreiben / Projektinfo

  • Hinweis, dass es sich um Neubau eines Industriestandorts handelt, Zeitplan (Fertigstellung Bau vs. Start FM-Vertrag?),

  • ggf. Ortstermine oder Planungsbesprechungen.

Projektbeschreibung

  • Standort: Lage, Größe, Art der Produktion, Schichtbetrieb, Reinraum/Labor, Hochregallager, AWTs,

  • TTS-Kontext: Falls ein TTS-Hauptvertrag existiert, Schnittstellen definieren.

Leistungsbeschreibung

  • Technische Betriebsführung: Gesamtverantwortung für Anlagen inkl. GA/Leitsystem, Alarmverfolgung 24/7,

  • Instandhaltung: Wartungs- und Inspektionspläne (DIN 13460), Frequenz, Schwerpunkte (HLK, Regalbediengeräte, AWT-Fahrzeuge, Labortechnik),

  • SLA-Definition: Reaktionszeit, maximale Downtime, Alarmierung/Eskalation,

  • Übergabe von Bau -> Betrieb: Mängelmanagement, Einbindung beim Bausschluss.

  • Dokumentation: As-Built-Pläne, Inspektionsprotokolle, Digitales CAFM/TTS-System (Ticketing, Historie).

Formblätter

  • Preisblätter: Pauschale (Monats-/Jahresbasis) + Regiesätze für Sonderaufgaben, Ersatzteilkostenaufschlag?

  • Eignungsnachweise: Referenzen in industriellem FM, Qualifikationen (Elektriker, Mechatroniker, ATEX-Schulung), ISO-Zertifikate (9001, 45001, 50001?),

  • Tariftreue/DSGVO-/Compliance-Erklärungen, ggf.

Vertragsentwurf

  • Instandhaltungsvertrag nach DIN EN 13269, SLA-Anhang, Pönalen/Bonussystem,

  • Laufzeit (3–5 Jahre) + Option, Eskalationsmechanismen,

  • Abgrenzung zu GU-Gewährleistung (Neuanlage Mängel? FM-Dienstleister meldet, aber GU muss beheben?),

  • Integration/Übergabe ins TTS-Vertragssystem (Wer ist Hauptverantwortlicher, wie läuft Störmeldungen?).

Zeitplan

  • Bieterfragen, Abgabe, Zuschlag, Bau-Ende, Probebetrieb, Start FM-Vertrag, ggf. Pilotphase,

  • Koordination Werks- oder Produktionshochlauf.

Anlagen

  • Baupläne, HLK-/MSR-Schemata, AWT-Konzepte, Regalbediengeräte-Dokumentation, Laborausrüstungsliste, Brandschutzpläne,

  • Vorläufige Wartungsintervalle (Herstellerempfehlungen).

Vergabeart

  • Öffentliche AG: Ab bestimmter Wertgrenze ggf. EU-Verfahren,

  • Privat: Freie Verfahren, mehrstufig (Präqualifikation, Angebotsphase, Verhandlung, Zuschlag).

Bewertungskriterien

  • Preis (Pauschale pro Monat + Regieeinsätze?), TCO-Ansatz (Energieeinsparung?),

  • Qualität: Branchenerfahrung (Industrieller FM), Personalstärke und Qualifikation, Schulungsprogramme (ATEX, Reinraum?),

  • Service: SLA (24/7, max. Stillstand, Notdienst), Referenz-Check, KPI (MTTR, Verfügbarkeit).

  • Sicherheit: HSE-Konzepte, PSA-Standard, DGUV/ATEX-Zertifikate, Compliance.

  • Nachhaltigkeit: ESG-Strategie, Energieoptimierung, Abfallmanagement.

Angebotsprüfung

  • Formale Prüfung: Referenzen, Bonität, Personal, Versicherungen.

  • Fachliche Plausibilität: Dimensionierung, Teamstruktur, Instandhaltungsphilosophie.

  • ggf. Bietergespräche, Werksbesichtigung, Technik-Demos.

Zuschlag

  • Vertragsunterzeichnung, Integration in Bau-Endphase, Abstimmung Terminplan, Kick-off.

Parallel- / Abschlussphase Neubau

  • Bau-Abnahme mit GU, FM-Dienstleister nimmt an Tests, integralen Prüfungen (Brandschutz, HLK) teil, Mängellisten werden erstellt.

  • Übergabe aller As-Built-Daten, Wartungsanweisungen, Schulung auf neue Technik (z. B. Regalbediengeräte, AWT-Software).

Startphase

  • FM-Dienstleister richtet CAFM/TTS-System ein (Anlagendaten, Wartungszyklen, Alarmrouting).

  • Testbetrieb mit erster Produktionsanlauf, Hochregallager-Befüllung, AWT-Fahrtests.

  • Feinjustierung (z. B. Wegführung AWT, HLK-Regelkurven).

Regelbetrieb

  • Laufende Wartung, Inspektion, Störungsmanagement. Instandsetzung der Bauteile, Ersatzteilhaltung,

  • SLA-Controlling (Stillstand Hochregal < x Stunden p. a.?), Periodische Reinigungen in sensiblen Laborzonen.

Qualitäts- und Eskalationsmanagement

  • SLA/KPI-Reporting an Lenkungskreis, monatl. oder quartalsweise Review-Meetings,

  • Eskalation bei Mängeln, Terminverzügen, Budgetüberschreitung.

Fortlaufende Optimierung

  • Energieeffizienz-Analyse, vorbeugende Wartung (KI/IoT?), Reaktionszeiten verkürzen, Ev. Umbau bei geänderten Produktionsabläufen.

  • Potenzialanalysen für CO₂-Einsparungen oder Synergien (z. B. Wärmerückgewinnung aus Produktionsprozess).

Katastrophenszenarien

  • Brand in Lager, Explosion in Fertigung, Gasaustritt im Labor,

  • Evakuierungskonzept, Abstimmung mit Feuerwehr, Alarmketten.

Redundanz

  • Wichtige Pumpen, Kompressoren oder AWT-Fahrzeuge ggf. in 2N- oder N+1-Strategie,

  • Definierte Wiederanlaufpläne nach Stromausfall oder IT-Störung.

Umwelt und Energie

  • Minimierung von Energieverbrauch (ISO 50001?), Emissionen, Abfall, Gefahrenstoffen,

  • Grüne Reinigungschemie, effiziente Transportsysteme (AWTs?).

Soziale Aspekte

  • Tariftreue, Arbeits- und Sozialstandards, Bieterkonzepte für Schulungen, Gesundheitsschutz, PSA.

Governance

  • Compliance, Anti-Korruptionsrichtlinien, Transparente Audits, ESG-Reporting.