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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Prozessoptimierung im Facility Management

Facility Management: Instandhaltung » Strategie » Prozessoptimierung

Effizienz, Transparenz und Sicherheit durch strukturierte und digital unterstützte Instandhaltungsprozesse

Effizienz, Transparenz und Sicherheit durch strukturierte und digital unterstützte Instandhaltungsprozesse

Die Instandhaltung technischer Anlagen und Infrastrukturen ist ein zentraler Bestandteil der Betreiberverantwortung – mit direkter Auswirkung auf Betriebssicherheit, Verfügbarkeit, Wirtschaftlichkeit und gesetzliche Konformität.

Doch viele Instandhaltungsprozesse sind historisch gewachsen, papierbasiert, fehleranfällig oder nicht vollständig dokumentiert. Eine gezielte Prozessoptimierung in der Instandhaltung verbessert Planbarkeit, Qualität, Ressourceneinsatz und Nachweissicherheit – insbesondere in Verbindung mit digitalen Systemen und vernetzten Datenquellen. Instandhaltung ist keine reine Technikfrage – sie ist ein organisatorischer und strategischer Prozess, der maßgeblich zur Sicherheit, Verfügbarkeit und Werterhaltung von Gebäuden und Anlagen beiträgt. Eine strukturierte, digital unterstützte Prozessoptimierung ermöglicht verlässliche, effiziente und revisionssichere Instandhaltungsleistungen – und entlastet gleichzeitig alle Beteiligten durch klare Abläufe, digitale Hilfsmittel und transparente Steuerung.

Zielsetzung im Facility Management

Zielsetzung der Prozessoptimierung in der Instandhaltung

  • Effizientere Durchführung von Wartung, Prüfung und Reparatur

  • Reduktion von Störungen, Stillständen und Notfällen

  • Sicherstellung gesetzlicher Prüfpflichten (z. B. nach BetrSichV, VDE, DGUV)

  • Transparenz über Kosten, Zustand und Maßnahmenfortschritt

  • Integration in digitale Systeme wie CAFM, DMS, Helpdesk, IoT-Plattformen

  • Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Betreiber, Dienstleistern und FM-Teams

Typische Schwachstellen in klassischen Instandhaltungsprozessen

Bereich

Häufige Probleme

Wartungsplanung

Excel-Listen, kein Überblick über Fristen und Zustände

Maßnahmenverfolgung

keine strukturierte Rückmeldung, keine Priorisierung

Dokumentation

Papierformulare, fehlende Nachweise, Medienbrüche

Ressourceneinsatz

zu viele Ad-hoc-Reparaturen statt geplanter Einsätze

Kommunikation

unklare Eskalationswege, keine standardisierten Tickets

Prozessstrukturierung

  • Standardisierung von Prozessen nach DIN 31051: Inspektion – Wartung – Instandsetzung – Verbesserung

  • Einführung klar definierter Prozessbausteine und Workflows

  • Festlegung von Zuständigkeiten, Fristen und Übergabepunkten

Digital unterstützte Abläufe

  • Nutzung eines CAFM-Systems mit integriertem Instandhaltungsmodul

  • Anbindung von Helpdesk / Ticketing-Systemen für Störungen

  • Verwendung von QR-Codes / NFC an Anlagen zur Rückmeldung und Dokumentation

  • mobile Anwendungen für Wartungs-Checklisten, Fotodokumentation und Live-Status

Zustandsorientierte Instandhaltung

  • Einsatz von Sensorik / IoT zur Überwachung kritischer Parameter

  • Definition von Grenzwerten und automatischen Maßnahmenauslösungen

  • Priorisierung von Maßnahmen anhand von Risiko-, Kosten- und Ausfallwahrscheinlichkeit

Integration in Systemlandschaft

System

Rolle im optimierten Instandhaltungsprozess

CAFM-System

Zentrale Planung, Maßnahmenverfolgung, Historie

Helpdesk / Störungsmeldung

Eingang von Nutzerhinweisen, automatisierte Weiterleitung

DMS / Dokumentation

Protokolle, Wartungsnachweise, Bedienungsanleitungen

BIM / Digital Twin

Lokalisierung von Komponenten, Zustand, Wartungshistorie

IoT-Plattform / Sensorik

Live-Daten zur Anlagenverfügbarkeit, Predictive Maintenance

Kennzahlen und Monitoring

KPI

Aussage

MTTR (Mean Time to Repair)

durchschnittliche Reparaturdauer nach Störung

MTBF (Mean Time Between Failures)

durchschnittliche Betriebszeit zwischen Ausfällen

Wartungsfristen-Compliance

Einhaltung gesetzlicher und interner Prüfzyklen

Verhältnis geplant/ungeplant

Verhältnis vorbeugender zu reaktiven Maßnahmen

Kosten pro Maßnahme / Anlage

Transparenz über Wirtschaftlichkeit der Instandhaltung

Erfolgsfaktoren für eine nachhaltige Prozessoptimierung

Erfolgsfaktor

Wirkung

Standardisierung von Abläufen

Vereinfachung, Vergleichbarkeit, Auswertung

Digitale Unterstützung vor Ort

Echtzeit-Dokumentation, höhere Datenqualität

Rollenbasierte Verantwortung

klare Zuständigkeit für Planung, Ausführung, Kontrolle

Integration aller Systeme

Vermeidung von Doppelarbeit, besseres Reporting

Schulung und Akzeptanzförderung

hohe Datenqualität, zuverlässige Prozessausführung