Zum Inhalt springen
FM-Connect Chat

Hallo! Ich bin Ihr FM-Connect Chat-Assistent. Wie kann ich Ihnen helfen?

FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Ersatzteilmanagement im Bereich Instandhaltung

Facility Management: Instandhaltung » Betrieb » Ersatzteilmanagement

Verständnis des Ersatzteilmanagements im Bereich Instandhaltung im Facility Management

Verständnis des Ersatzteilmanagements im Bereich Instandhaltung im Facility Management

Ein effizientes Ersatzteilmanagement im Bereich Instandhaltung bildet die Grundlage für reaktionsschnelle und kostenoptimierte Wartungsprozesse in Gebäuden. Es umfasst die Identifikation, Klassifizierung und Lagerung von Ersatzteilen für technische Anlagen, unter Berücksichtigung von DIN 31051 und betrieblichen Anforderungen. Ziel ist es, Ausfallzeiten zu minimieren, die Anlagenverfügbarkeit zu maximieren und SLA- sowie XLA-Ziele zuverlässig zu erfüllen – insbesondere in komplexen Liegenschaften mit hohen Anforderungen an Betriebs- und Versorgungssicherheit. Ziel ist die Implementierung eines transparenten, wirtschaftlichen und risikoorientierten Ersatzteilmanagementsystems, das die Verfügbarkeit technischer Anlagen sicherstellt, Reparaturzeiten reduziert, sowie die rechtskonforme Dokumentation von Ersatzteilen unterstützt – im Rahmen eines modernen Instandhaltungsmanagements.

Ersatzteilmanagement ist eine tragende Säule der modernen Instandhaltung. Nur mit einem rechtssicheren, digital vernetzten und performanzorientierten System lassen sich Anlagenverfügbarkeit, Arbeitssicherheit und Kosteneffizienz gleichzeitig realisieren. Die Kombination aus strukturierter Lagerführung, Integration in IT-Systeme, sowie KPI-, SLA- und XLA-gesteuerter Qualitätssicherung macht die Instandhaltung zukunftssicher – für alle Nutzungstypen.

Materialverfügbarkeit durch strukturierte Lagerhaltung und Bedarfsermittlung sichern

Ersatzteilmanagement umfasst sämtliche Aktivitäten zur:

  • Bevorratung, Klassifizierung und Bereitstellung von Ersatz- und Verschleißteilen

  • Sicherstellung gesetzeskonformer Lagerung, Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit

  • Integration in Wartungs-, Prüf- und Reparaturprozesse

  • Digitalisierung und Automatisierung der Teilelogistik

  • Überwachung von Obsoleszenz, Zertifizierungen und Einsatzverläufen

Nicht delegierbare Betreiberverantwortung

  • Festlegung sicherheitsrelevanter Teile gemäß Gefährdungsbeurteilung (TRBS 1111)

  • Genehmigung der Lagerstrategie, Investitionen und Lieferantenfreigabe

  • Sicherstellung der rechtlichen Konformität (BetrSichV, ProdSG, AwSV)

  • Kontrolle der Dokumentationspflichten (z. B. bei Anlagen mit Prüfpflicht)

Delegierbare Pflichten

  • Physische Lagerhaltung, Disposition und Bestandsführung

  • Klassifikation nach Kritikalität (ABC, XYZ, RCM)

  • Integration von Ersatzteilen in CAFM-/ERP-/Wartungssysteme

  • Auswertung von Verbrauchskennzahlen und Optimierung der Lagerbestände

  • Entsorgung und Recycling nach KrWG

Relevanter Rechtsrahmen (Deutschland)

  • Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)

  • Produktsicherheitsgesetz (ProdSG)

  • TRBS 1111, 1201, 1203

  • Gefahrstoffverordnung (GefStoffV)

  • Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG)

  • REACH / RoHS / DIN EN ISO 9001 / 14001 / 45001 / 50001

  • VDE-Normen, DIN EN ISO 14224 (Zuverlässigkeit technischer Systeme)

Ersatzteilkategorien & Verwaltung

Kategorie

Beispiele

Kritikalität

A-Teile (sicherheitskritisch)

Notstoppschalter, Sicherheitsventile, Notstromsysteme

Hoch

B-Teile (betriebsrelevant)

Antriebe, Sensorik, Regelventile, Steuerkarten

Mittel

C-Teile (Verbrauchsteile)

Dichtungen, Filter, Schmierstoffe, Reinigungsmittel

Gering

OEM-spezifische Teile

Spezialsoftware, Systemplatinen, proprietäre Module

Hoch / Mittel

Nutzungsspezifische Anforderungen

Nutzung

Ersatzteilanforderungen

Industrie

24/7 Verfügbarkeit, Teile für produktionskritische Anlagen, hohe Redundanzanforderungen

Verwaltung

standardisierte Ersatzteile für HLK-/GLT-Systeme, energiesparende Komponenten

Betriebsgastronomie

HACCP-konforme, hygienische Ersatzteile für Kälte-, Lüftungs- und Küchenanlagen

Hochregallager

Ersatzteile für Fördertechnik, Kühlung, Lichtsysteme, redundante Auslegung

Mobility Hub

Ersatz für Ladeinfrastruktur, PV-Komponenten, digitale Steuerungselemente

  • Vollintegration in CAFM, ERP, EAM und Wartungsmanagementsysteme

  • Barcode-/QR-/RFID-Kennzeichnung für Tracking und Ersatzteilhistorie

  • Schnittstellen zu Prüf-/Wartungsplänen mit automatischer Ersatzteilzuweisung

  • Obsoleszenzmanagement via IoT-Integration

  • Dashboard für Bestand, kritische Teile, Lieferzeiten und KPI-Auswertung

  • Zertifikats- & Konformitätsnachweis via digitalem Dokumentenarchiv

Key Performance Indicators (KPI)

KPI

Zielwert

Intervall

Verfügbarkeit sicherheitsrelevanter Teile

≥ 98 %

Laufend

Nachverfolgbarkeit mit Seriennummern

100 %

Laufend

Wiederbeschaffungszeit (kritisch)

≤ 48 h

Ereignisgesteuert

Lagerumschlag kritischer Teile

≥ 2 p.a.

Quartalsweise

Service Level Agreements (SLA)

Service

Reaktionszeit

Umsetzung

Ersatzteilbereitstellung bei Ausfall

≤ 4 h

Express oder Lagervorrat

Datenerfassung Wareneingang

≤ 1 AT

Vollständig digital

Aktualisierung Lager nach Entnahme

≤ 24 h

CAFM-/ERP-gestützt

Experience Level Agreements (XLA)

Nutzerfaktor

Zielwert

Klarheit der Ersatzteilidentifikation

≥ 95 % Zustimmung Technikteam

Vertrauen in Verfügbarkeit und Qualität

≥ 95 % im Betrieb

Zufriedenheit mit Ersatzteilhandling

≥ 90 % (Instandhaltungspersonal)