Rechtliche Anforderungen, Normen und organisatorische Umsetzung
Die Instandhaltung technischer Anlagen ist im Facility Management weit mehr als nur ein operativer Vorgang – sie ist ein zentrales Element der Betreiberverantwortung. Wer Gebäude oder Anlagen betreibt, trägt eine rechtliche Verpflichtung zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen, sicheren und gesetzeskonformen Betriebs. Die Nichterfüllung kann zivil- und strafrechtliche Folgen nach sich ziehen. Eine strukturierte, normgerechte Instandhaltungsorganisation ist daher unerlässlich.
Die Betreiberverantwortung verlangt vom Facility Management fundiertes Wissen, strukturiertes Handeln und kontinuierliche Kontrolle. Nur durch die konsequente Umsetzung von gesetzlichen Vorgaben, Normen und Standards lässt sich die Betriebssicherheit dauerhaft gewährleisten – und rechtliche Risiken für Unternehmen und Führungskräfte vermeiden.
Grundlage der Betreiberverantwortung ist der § 823 BGB (Verkehrssicherungspflicht). Betreiber müssen dafür sorgen, dass Dritte nicht durch den Betrieb der Anlage zu Schaden kommen. Die Verantwortung lässt sich nicht vollständig delegieren – auch bei der Beauftragung externer Dienstleister bleibt eine Überwachungspflicht bestehen.
Weitere zentrale rechtliche Rahmenwerke sind:
Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV): speziell für Arbeitsmittel und überwachungsbedürftige Anlagen
Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): Gefährdungsbeurteilung und Maßnahmen zur Sicherheit
Technische Regeln für Betriebssicherheit (TRBS): z. B. TRBS 1111 (Gefährdungsbeurteilung), TRBS 1201 (Prüfungen)
Landesbauordnungen (LBO): Anforderungen an bauliche und technische Sicherheit
Vorschriften der Sachversicherer (z. B. VdS): insbesondere in Bezug auf Brandschutz und Anlagensicherheit
Normen und Richtlinien
Für die Organisation und Durchführung der Instandhaltung gelten verschiedene nationale und europäische Normen.
Insbesondere zu nennen sind:
DIN 31051: Grundnorm der Instandhaltung mit den vier Grundarten: Inspektion, Wartung, Instandsetzung, Verbesserung
DIN EN 13306: Begriffe der Instandhaltung – standardisierte Definitionen und Abläufe
DIN EN ISO 9001: Qualitätsmanagement – Bedeutung für die strukturierte Instandhaltungsorganisation
VDI 3810 und VDI 6022: Betreiberverantwortung für gebäudetechnische Anlagen und Hygieneanforderungen
Diese Normen unterstützen die systematische Planung, Dokumentation und Durchführung der Instandhaltung und tragen dazu bei, die Rechtssicherheit zu erhöhen.
Organisatorische Umsetzung im FM
Ein wirksames Instandhaltungsmanagement setzt eine transparente Organisation, klare Verantwortlichkeiten und digitale Unterstützung voraus.
Wichtige Elemente sind:
Instandhaltungsstrategie (präventiv vs. korrektiv)
Wartungspläne und Prüffristen, z. B. für Aufzüge, Brandschutztechnik, Lüftungsanlagen
Dokumentation und Nachweispflicht: Wartungsprotokolle, Prüfberichte, Mängellisten
Systematische Zustandsüberwachung: Nutzung von CAFM-Systemen, Sensorik, Smart Maintenance
Vertragliche Regelungen mit Dienstleistern: Leistungsbeschreibung, SLA, Kontrollmechanismen
Wird die Instandhaltung nicht angemessen umgesetzt, drohen Haftungsrisiken, insbesondere bei Personenschäden oder Betriebsausfällen.
