Timeline zur betrieblichen Instandhaltung bei Standortverlagerungen

Die Instandhaltung bildet das Rückgrat eines funktionierenden Facility Managements und gewährleistet die Betriebssicherheit, Effizienz und Nachhaltigkeit von Gebäuden, technischen Anlagen und logistischen Prozessen. Mit dem technologischen Fortschritt steigen die Anforderungen an moderne Instandhaltungsstrategien, die digitale Steuerung, Überwachung und nachhaltige Wartungskonzepte miteinander kombinieren müssen.

Diese Strategie setzt auf eine strukturierte Instandhaltungsplanung, basierend auf vorausschauender Wartung (Predictive Maintenance), produktiver vorbeugender Instandhaltung (ProvI), einer umfassenden Gebäudeautomation, einem zentralen Service Desk, der Wartung von Hochregallagern und fahrerlosen Transportsystemen (FTS).

Zeitraum: April 2025 – Januar 2027

• April – Juni 2025: Strategische Ziele und Grundlagen

  Verantwortlich: Facility Management, Technischer Leiter, IT, Controlling, Nachhaltigkeitsmanagement

  -Definition strategischer Ziele: Werterhalt, Rechtssicherheit, Energieeffizienz, Digitalisierung

  -Festlegung auf Instandhaltungsarten: vorbeugend, zustandsbasiert, prädiktiv

  -Abgleich mit ESG-Zielen, GEG-Vorgaben, Betreiberverantwortung (BetrSichV, VDE, VDI-Richtlinien)

  -Festlegung der IT- und Prozessarchitektur für die Instandhaltungsstrategie

  

• Mai 2025: Start der Mitbestimmung

  Verantwortlich: Facility Management in Zusammenarbeit mit der Instandhaltungsleitung, dem technischen Dienst und dem Betriebsrat

• Juni – Juli 2025: Bestandsaufnahme und Zielbildentwicklung (Neubau & Bestand)

  Verantwortlich: Facility Management, externe Prüfer, IT, Betreiber

  -Erfassung aktueller Instandhaltungsprozesse, Anlagenhistorien, Prüfzyklen und Wartungsintervalle

  -Kategorisierung der Betriebsmittel nach Kritikalität, Lebensdauer, Vorschriftenlage

  -Definition von Mindestanforderungen für dokumentierte Instandhaltungsplanung und Nachweisführung

  -Erstellung eines Zielkonzepts für systemgestützte Instandhaltungsprozesse

  

• Juli – August 2025: Leistungsbeschreibung, Ausschreibung und Vergabeverfahren

  Verantwortlich: Einkauf, Facility Management, IT, Rechtsabteilung

  -Erstellung technischer Anforderungen für CAFM, Dokumentation, Prüfplanung, Mobile Maintenance

  -Definition von KPIs: Instandhaltungsquote, MTTR, MTBF, Prüfstatusquote, Stillstandszeiten

  -Erstellung von Leistungsverzeichnissen für Instandhaltungssoftware, Prüfpartner, Digitalisierung

  -Auswahl erfahrener Anbieter für technische, organisatorische und digitale Leistungen

  

• September – Oktober 2025: Information der bestehenden Vertragspartner in Bezug auf die anstehenden Anpassungsnotwendigkeiten der bestehenden Zusammenarbeit aufgrund des Neubaus und Anfrage

  Verantwortlich: Facility Management, Einkauf

  

• Oktober 2025 – Januar 2026: Anpassung bestehender Verträge mit Change Request Verfahren

  Verantwortlich: Facility Management, Einkauf, Rechtsabteilung

  

• Dezember 2025 – März 2026: Digitalisierung & Smart Maintenance (Pilotvorbereitung)

  Verantwortlich: IT, Facility Management, Datenschutz

  -Pilotierung von Mobile Maintenance (z. B. digitale Checklisten, QR-Codes, Foto-Upload, Prüfberichte)

  -Anbindung an CAFM, Störmeldeportale, Instandhaltungs- und Prüfmanagementsysteme

  -Testbetrieb mit Echtzeit-Statusabfragen, Wartungsterminen, Mängelerfassung

  -DSGVO-konforme Verwaltung personenbezogener und betrieblicher Servicedaten

  

• März – Juni 2026: Pilotphase & Schulungen

  Verantwortlich: Objektleitung, Technikteams, Arbeitsschutz, Personalentwicklung

  -Schulung der Techniker auf neue Systeme, mobile Lösungen, digitale Nachweisketten

  -Einsatz des Pilotinstandhaltungssystems in ausgewählten Bereichen

  -Erhebung von Umsetzungs-, Nutzungs- und Systemdaten

  -Optimierung der Prozesse, Benutzerführung, Wartungsstrategien

  

• Juni – Juli 2026: Rollout und Systemfreigabe

  Verantwortlich: Facility Management, IT, Qualitätsmanagement

  -Vollständige Einführung der digitalen Instandhaltungsstrategie in Neubau und Bestand

  -Einrichtung standardisierter Prüf- und Wartungsroutinen in CAFM und Monitoring-Systemen

  -Dokumentierte Freigabe mit Übergabe an Betreiberteams und Schnittstellenverantwortliche

  -Integration in Regelkommunikation, ESG-Reporting und Risikoanalyse

  

• August – September 2026: Optimierung und Abschlussevaluation

  Verantwortlich: Facility Management, interne Audits, Energiemanagement

  -Auswertung der Instandhaltungskennzahlen, Nutzungsdaten, Rückmeldungen

  -Optimierung der Serviceverträge, Wartungstiefe, Intervallplanung

  -Vorbereitung auf interne/externe Prüfungen, ISO-Zertifizierungen, ESG-Berichte

  

• September 2026 – Dezember 2027: Schrittweise Reduzierung der Leistungen

  Verantwortlich: Facility Management, Einkauf

• Dezember 2026 – Januar 2027: Go-Live im Neubau

  Verantwortlich: Facility Management, Objektleitung, Unternehmenskommunikation

  -Offizielle Betriebsfreigabe des Instandhaltungskonzepts im Neubau

  -Kommunikation an Betreiber, Nutzer und Schnittstellenpartner

  -Start des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)

  -Integration in Gesamtstrategie für Betriebsführung, Energieeffizienz und ESG

• Laufender Betrieb der Instandhaltung (beide Gebäude)

  Ein strukturierter Instandhaltungsbetrieb gewährleistet die kontinuierliche Verfügbarkeit und Sicherheit technischer Anlagen im Gebäudebetrieb.

  -Prüfung: Regelmäßige Prüfungen nach gesetzlichen Vorgaben, wie der BetrSichV, stellen die Funktionstüchtigkeit und Sicherheit der Betriebsmittel sicher.
  -Inspektionen: Wiederkehrende Inspektionen identifizieren frühzeitig Mängel und gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
  -Instandsetzung: Festgestellte Defekte werden umgehend behoben, um die Betriebssicherheit und Verfügbarkeit der Anlagen sicherzustellen.
  -Optimierung: Durch kontinuierliche Optimierung werden Effizienz und Leistungsfähigkeit der Instandhaltungsprozesse verbessert.
  -Ersatzteilmanagement: Ein effektives Ersatzteilmanagement stellt die Verfügbarkeit kritischer Komponenten für Wartung und Instandsetzung sicher.