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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Apps für Smartphones und Tablets

Facility Management: Instandhaltung » Umsetzung » Apps für Smartphones und Tablets

Digitale Unterstützung mobiler Prozesse für Effizienz, Qualität und Dokumentation in der technischen Betriebsführung

Digitale Unterstützung mobiler Prozesse für Effizienz, Qualität und Dokumentation in der technischen Betriebsführung

Die Digitalisierung der Instandhaltung entwickelt sich zunehmend mobil: Smartphones und Tablets werden zu wichtigen Werkzeugen vor Ort, um Prozesse effizient, transparent und datengestützt zu steuern. Mobile Instandhaltungs-Apps ermöglichen es, Wartungen, Inspektionen und Instandsetzungen direkt an der Anlage zu dokumentieren, Aufträge abzurufen, Mängel zu erfassen und Echtzeitdaten zu übertragen. Die Integration mobiler Apps in die Instandhaltung schafft schnellere Reaktionszeiten, höhere Datenqualität, bessere Dokumentation und trägt zur Erfüllung gesetzlicher Betreiberpflichten gemäß BetrSichV, DIN 31051 oder DGUV bei. Mobile Apps für Smartphones und Tablets sind heute unverzichtbarer Bestandteil der modernen, digital unterstützten Instandhaltung. Sie erhöhen die Effizienz, Reaktionsfähigkeit, Dokumentationsqualität und Transparenz aller Wartungs- und Instandhaltungsaktivitäten.

Das Facility Management erhält damit nicht nur ein operatives Werkzeug, sondern auch eine strategische Unterstützung für die gesetzeskonforme und zukunftsfähige Betriebsführung technischer Anlagen.

Zielsetzung der mobilen Instandhaltungs-Apps

  • Unterstützung und Beschleunigung von Wartung, Inspektion und Instandsetzung

  • Digitale Dokumentation und Nachweisführung direkt an der Anlage

  • Direkte Rückmeldung an CAFM-Systeme und Helpdesk/Ticketsysteme

  • Vermeidung von Medienbrüchen (z.B. Papier → Excel → CAFM)

  • Verbesserung der Datenqualität, Transparenz und Nachvollziehbarkeit

    Typische Funktionen und Einsatzbereiche

    Funktion

    Anwendungsbeispiel im mobilen Kontext

    Digitale Checklisten

    Wartungs- oder Inspektionspunkte abhaken, Maßnahmen dokumentieren

    Foto-/Videodokumentation

    Bildnachweise für Schäden, Zustand vor/nach Reparaturen

    QR-Code/NFC-Erkennung

    Direkter Zugriff auf Anlagenhistorie, Prüfanleitung, Betriebsanweisung

    Tickets / Auftragsmanagement

    Störungsmeldungen mobil erhalten und direkt bearbeiten

    Echtzeit-Rückmeldung

    Status, Maßnahmen, Materialverbrauch in Echtzeit übermitteln

    Sensor- / IoT-Datenintegration

    Anlagenzustände oder Messdaten live abrufen (Temperatur, Laufzeiten, Energieverbrauch)

    Praxisbeispiele mobiler App-Anwendungen

    Bereich

    App-Funktion und konkreter Nutzen

    Heizungs-/Klimatechnik

    Wartungsplan per App abrufen, Messwerte eingeben, Betriebsdaten übermitteln

    Aufzüge

    Prüfung nach BetrSichV mit Checkliste, Dokumentation per Foto, Protokoll digital signieren

    Elektroprüfung (DGUV V3)

    Prüfanleitung per App, Ergebnisse direkt in CAFM übertragen, Fotodokumentation

    Sicherheitsbeleuchtung

    Funktionsprüfung via App dokumentieren, QR-Code-Anbindung für Standort-Check

    Brandschutzanlagen (BMA)

    Wartungscheckliste mobil ausfüllen, Störungen direkt in Helpdesk melden

    Technische Integration in die Betriebsführung

    • Direkte Verbindung mit dem zentralen CAFM-System (z.B. über API)

    • Schnittstelle zum Ticketsystem für Störmeldungen und Rückmeldungen

    • Nutzung der Gerätehardware: Kamera (Foto-/Videodokumentation)

    • NFC/QR-Scanner für Standortidentifikation

    • GPS-Ortung für Standort- und Anlagenidentifikation

    • Datensynchronisation in Echtzeit oder Offline-Modus mit späterem Upload

    Vorteile für den operativen Betrieb

    Vorteil

    Erklärung und Nutzen für den Betrieb

    Schnellere Prozesse

    Kein Medienbruch, kürzere Bearbeitungszeiten, weniger Administration

    Höhere Datenqualität

    Direkte Eingabe, weniger Fehler durch nachträgliche Übertragung

    Bessere Dokumentation

    Alle Nachweise (Fotos, Checklisten, Protokolle) jederzeit digital verfügbar

    Erhöhte Transparenz

    Direkte Einsicht in Anlagenstatus, Wartungsfortschritt und Störhistorie

    Erfüllung gesetzlicher Pflichten

    Auditfähigkeit, Nachweisführung und Revision erleichtert

    Erfolgsfaktoren für die Einführung mobiler Apps

    Erfolgsfaktor

    Wirkung und Empfehlung

    Intuitive Bedienbarkeit

    Einfache, klare Benutzerführung (kein aufwendiges Training nötig)

    Systemintegration

    Nahtlose Verbindung mit CAFM-/Helpdesk-Systemen

    Robuste Technik

    Geeignete Hardware (Tablets/Smartphones) für raue Umgebungen

    Nutzerakzeptanz schaffen

    Einbindung der Nutzer in Auswahl und Testphase

    Datenschutz und Sicherheit

    Klare Regeln für Zugriff, Datenschutz und Datensicherheit

    Mögliche Herausforderungen und Lösungen

    • Schlechte Netzabdeckung: Offline-Funktionalität mit automatischer Synchronisation später

    • Akzeptanzprobleme bei Technikern: Schulungen, Praxisvorführungen, Einbindung von Key Usern

    • Gerätesicherheit (Robustheit): Nutzung von Industrie-Standardgeräten mit Schutzhüllen

    • System-Schnittstellenprobleme: Vorab intensive Tests und API-Schnittstellenvalidierung