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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Erstellung eines Betriebskonzepts für einen neuen Standort

Facility Management: Instandhaltung » Abläufe » Erstellung eines Betriebskonzepts für einen neuen Standort

Strukturierter Aufbau der technischen Betriebsführung für Sicherheit, Verfügbarkeit und Betreiberverantwortung

Strukturierter Aufbau der technischen Betriebsführung für Sicherheit, Verfügbarkeit und Betreiberverantwortung

Ein neuer Standort markiert den Beginn einer neuen Nutzungsphase – und damit auch den Start der technischen Betriebsführung und Instandhaltungsverantwortung. Damit alle gebäudetechnischen Anlagen ab Tag 1 sicher, gesetzeskonform, wirtschaftlich und nachvollziehbar betrieben werden können, ist ein Instandhaltungs-Betriebskonzept erforderlich. Es definiert alle technischen, organisatorischen und digitalen Grundlagen für den Betrieb, die Wartung, die Prüfung und die Dokumentation – und schafft somit die Basis für eine rechtssichere Betreiberorganisation gemäß z. B. BetrSichV, DIN 31051, DIN EN 13306, VDE-Normen und DGUV-Vorschriften.

Ein Betriebskonzept für die Instandhaltung eines neuen Standorts ist die Grundlage für einen sicheren, effizienten und nachhaltigen Gebäudebetrieb. Es verbindet Technik, Organisation und Systeme in einem strukturierten Regelwerk – rechtssicher, digital unterstützt und auf Dauer tragfähig. Das Facility Management übernimmt hierbei die zentrale Rolle als Betreiberorganisator, Prozessverantwortlicher und Schnittstellenmanager – von der Inbetriebnahme bis zum laufenden Betrieb.

Zielsetzung im Facility Management

Zielsetzung des Betriebskonzepts Instandhaltung

  • Sicherstellung der technischen Betriebsfähigkeit ab Inbetriebnahme

  • Erfüllung aller gesetzlichen und normativen Prüfpflichten

  • Etablierung von planbaren, systemgestützten und dokumentierten Prozessen

  • Integration aller Anlagen in CAFM, Helpdesk und Wartungsmanagement

  • Vermeidung von Ausfällen, Haftungsrisiken und Medienbrüchen

Struktur und Inhalte des Betriebskonzepts

Kapitel

Inhalt

Allgemeine Angaben

Standort, Gebäudestruktur, Nutzungsprofil

Rechtlicher Rahmen

Betreiberpflichten, Normen, Gesetze (BetrSichV, DGUV, VDE, etc.)

Anlagen- und Gewerkeübersicht

HKLS, Elektro, Aufzüge, BMA, RWA, GLT, Sicherheit, Medienversorgung

Wartungs- und Prüfplanung

Intervalle, Verantwortlichkeiten, Fristen, Beauftragungen

Zuständigkeiten und Organisation

Betreiberverantwortliche, Dienstleister, Objektleitung, Helpdesk

Dokumentation und Nachweise

Prüfprotokolle, Wartungsberichte, Mängellisten, DMS-Anbindung

Systemintegration

CAFM, Ticketing, Sensorik, BIM/IFC-Daten, QR-Codes

Qualitätssicherung & Auditfähigkeit

Kontrolle, Reporting, Eskalationsprozesse

Technische Inhalte im Überblick

Anlage / System

Betriebskritische Aspekte im Konzept

Heizung / Lüftung / Klima

Wartung, Energieeffizienz, Raumklimaüberwachung

Elektro / Beleuchtung

VDE-Prüfungen, Sicherheitsbeleuchtung, Ersatzstromversorgung

Aufzugsanlagen

ZÜS-Prüfpflichten, Notrufaufschaltung, Wartungsverträge

BMA / RWA / Brandschutz

Intervallprüfung, Aufschaltung, Dokumentationspflicht

GLT / Gebäudeautomation

Steuerung, Datenhaltung, Alarme, Schnittstellen

Trinkwasser / Hygiene

Legionellenprüfung, Spülpläne, Nachweise nach TrinkwV

Rollen und Verantwortlichkeiten

Rolle

Aufgabe im Rahmen des Konzepts

Betriebsverantwortliche:r

Gesamtverantwortung, Kontrolle, Eskalation

Facility Management

operative Umsetzung, Dienstleistersteuerung

Technische Objektleitung

Organisation vor Ort, Prüfung von Maßnahmen

Wartungsfirmen / Fachfirmen

Ausführung von Leistungen, Mängelmeldung

Dokumentenverantwortliche:r

Pflege von Protokollen, Fristen, Plänen im DMS / CAFM

Helpdesk / Ticketsystem

Eingangsstelle für Störungen, Maßnahmenverfolgung

Systemintegration und Digitalisierung

  • Einpflegen aller Anlagen, Wartungsintervalle und Zuständigkeiten ins CAFM-System

  • Verknüpfung mit BIM-Modellen / IFC-Dateien zur automatisierten Übergabe

  • Nutzung von QR-Codes / NFC-Tags zur mobilen Rückmeldung von Wartungsmaßnahmen

  • Schnittstellen zum Helpdesk-System für Störungsmeldung, Ticketsteuerung und Dokumentation

  • Ablage von Wartungsverträgen, Anleitungen, Prüfprotokollen im DMS mit Zugriffsschutz und Versionierung

Dokumentation und Nachweispflicht

  • Aufbau einer anweisenden Dokumentation gemäß DIN EN 13460, VDMA 24186

  • Definition von Dokumentenverantwortlichen je Gewerk / Standort

  • Regelung von Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechten

  • Sicherstellung der Auditfähigkeit für Behörden, Versicherungen, Zertifizierungen

  • Integration in das interne Qualitätsmanagementsystem (QMS)

Erfolgsfaktoren für ein wirksames Betriebskonzept

Erfolgsfaktor

Wirkung

Frühzeitige Erstellung

Betriebssicherheit ab dem ersten Tag

Systematische Anlagenaufnahme

Vollständige Prüf- und Wartungsübersicht

Rollenklarheit und Schulung

Vermeidung von Lücken in Verantwortung und Durchführung

Digitale Unterstützung

Vermeidung von Lücken in Verantwortung und Durchführung

Standardisierung der Prozesse

Skalierbarkeit und Rechtssicherheit