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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Konzept der Transformation

Facility Management: Instandhaltung » Abläufe » Konzept der Transformation

Die Neuausrichtung technischer Betriebsführung im digitalen Zeitalter

Die Neuausrichtung technischer Betriebsführung im digitalen Zeitalter

Die Instandhaltung technischer Anlagen steht vor einem tiefgreifenden Wandel: Anforderungen aus BetrSichV, ESG-Strategien, Digitalisierung, Lebenszyklusmanagement und Ressourcenknappheit machen ein rein reaktives Vorgehen zunehmend unwirtschaftlich und riskant. Das „Konzept der Transformation“ beschreibt die strategische Weiterentwicklung der Instandhaltung – weg von papiergestützten Einzelmaßnahmen hin zu datengestützten, vorausschauenden, automatisierten und integrierten Prozessen, die in Organisation, Systeme und Entscheidungswege eingebettet sind. Die Instandhaltung befindet sich im Wandel – nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch, kulturell und prozessual.

Das Konzept der Transformation liefert den Rahmen für diesen Wandel: Es bringt Struktur in Pflichten, Übersicht in Systeme und Effizienz in Abläufe. Facility Management wird so zum proaktiven Sicherer von Betriebsfähigkeit, Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit – mit digitalem Rückgrat und operativer Klarheit.

Zielsetzung im Facility Management

Zielsetzung des Transformationskonzepts Instandhaltung

  • Aufbau einer vorausschauenden, planbaren und wirtschaftlichen Instandhaltungsstrategie

  • Reduktion von Ausfällen, Haftungsrisiken und Ad-hoc-Kosten

  • Integration in digitale Systeme wie CAFM, IoT, BIM und Helpdesk

  • Sicherstellung der Betreiberverantwortung nach BetrSichV, VDE, DGUV

  • Beitrag zur Transparenz, Nachhaltigkeit und Lebenszyklusoptimierung

Ausgangslage: Typische Schwächen klassischer Instandhaltung

Bereich

Typische Probleme

Planung

Wartung nach Kalender statt Zustand oder Nutzung

Dokumentation

Papierprotokolle, keine Nachverfolgbarkeit

Systemeinsatz

Kein CAFM oder ungenutzte digitale Potenziale

Kommunikation

Keine standardisierte Rückmeldung oder Eskalation

Steuerung

Instandhaltungskosten nicht transparent oder auswertbar

Strategische Zielbildentwicklung

  • Von „Reparieren, wenn’s kaputt ist“ zu vorausschauender Wartung

  • Etablierung eines Instandhaltungsregelwerks auf Basis von DIN 31051 / 13306

  • Definition der Leistungsarten: Inspektion – Wartung – Instandsetzung – Verbesserung

Digitalisierung und Systemintegration

  • Einführung oder Ausbau eines CAFM-Systems mit IH-Modul

  • Integration von IoT-Sensorik, mobilem Arbeiten, QR-Codierung

  • Verknüpfung mit Helpdesk, DMS, Instandhaltungsverträgen

  • Nutzung von digitalen Prüfplänen, Tickets, Fotodokumentationen

Zustandsbasierte und prädiktive Instandhaltung

  • Einsatz von Sensorik zur Erfassung betrieblicher Zustände (Temperatur, Laufzeit, Vibration etc.)

  • Analyse durch Regelwerke oder KI-Algorithmen

  • Ableitung zustandsbezogener Wartung oder automatischer Alarme

Organisation und Rollenklärung

  • Aufbau einer IH-Governance-Struktur mit Rollen, Eskalationswegen und Reporting

  • Etablierung von digitalen Rückmelde- und Freigabeprozessen

  • Integration externer Dienstleister in standardisierte Workflows

Integration in ESG-, Nachhaltigkeits- und Risikoansätze

Zielstellung

Instandhaltungsbezug

Nachhaltigkeit

Lebensdauerverlängerung, Ressourcenschonung

ESG-Reporting

Nachweis technischer Performance, Prüfzyklentreue

Risiko- / Betreiberverantwortung

Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, Vermeidung von Haftungsfällen

Energieeffizienz

Vermeidung ineffizienter Betriebszustände durch planmäßige Wartung

KPI und Steuerung

Kennzahl

Aussage

Wartungserfüllungsquote

Plan vs. Ist

MTTR (Mean Time to Repair)

Reaktionsgeschwindigkeit

MTBF (Mean Time Between Failures)

Anlagenverfügbarkeit

Wirtschaftlichkeit pro Anlage

Wartungskosten in Relation zur Anlagenleistung

Prüfpflichtenerfüllung

Revisionssicherheit, Auditfähigkeit

Erfolgsfaktoren für die Umsetzung

Erfolgsfaktor

Wirkung

Top-Down-Verankerung

Strategische Rückendeckung, Budget, Relevanz

Digitales Rückgrat

CAFM, Sensorik, Mobile, Schnittstellen

Klares Rollenmodell

Zuständigkeiten für Planung, Durchführung, Kontrolle

Standardisierung & Automatisierung

weniger Aufwand, mehr Verlässlichkeit

Datenbasierte Entscheidungen

bessere Planung, Priorisierung und Investitionssteuerung