Optimierung der späteren Betriebsfähigkeit technischer Anlagen bereits im Bauprojekt Der Grundstein für eine effiziente, wirtschaftliche und gesetzeskonforme Instandhaltung wird bereits in der Planungs- und Bauphase gelegt. Anlagen, die schlecht zugänglich, schwer wartbar oder nicht entsprechend der späteren Betriebsprozesse geplant wurden, verursachen im Betrieb erhebliche Kosten und Risiken. Hier setzt das planungs- und baubegleitende Facility Management (bFM) an: Es stellt sicher, dass alle Aspekte der Instandhaltung – von Zugänglichkeit und Dokumentation über Wartungsverträge bis hin zur digitalen Integration – bereits frühzeitig berücksichtigt und optimal umgesetzt werden.
Das planungs- und baubegleitende Facility Management für die Instandhaltung ist essenziell, um langfristig einen wirtschaftlichen, gesetzeskonformen und sicheren Anlagenbetrieb zu gewährleisten. Eine frühzeitige Integration des FM stellt sicher, dass Gebäude und technische Anlagen nicht nur gebaut, sondern auch optimal betrieben und instandgehalten werden können. Das Ergebnis sind reduzierte Betriebskosten, kürzere Stillstandszeiten und eine nachhaltige, transparente Betriebsorganisation.
Zielsetzung im Facility Management Zielsetzung des planungs- und baubegleitenden FM für die Instandhaltung Sicherstellung der optimalen Wartbarkeit und Prüfbarkeit aller technischen Anlagen
Frühzeitige Definition der Instandhaltungsstrategie gemäß DIN 31051 und DIN EN 13306
Gewährleistung einer reibungslosen Übernahme der Anlagen in den Betrieb
Aufbau einer durchgängigen digitalen Daten- und Dokumentationsstruktur
Reduzierung von Folgekosten, Wartungszeiten und Stillstandszeiten
Aufgaben des bFM im Kontext Instandhaltung - Konzept- und Planungsphase Prüfung von Planungsunterlagen (TGA, HKLS, Elektro, Aufzüge etc.) auf Wartbarkeit
Integration der späteren Betriebsprozesse und Anforderungen in Planung und Ausschreibung
Festlegung verbindlicher Standards zur Zugänglichkeit und Wartungsfreundlichkeit (z. B. Revisionsöffnungen, Wartungsgänge, Einbauhöhen)
Vorgaben für eine spätere digitale Dokumentation (BIM, CAFM, QR-Codierung)
Ausschreibung und Vergabe Erstellung der Leistungsverzeichnisse (LV) für Instandhaltungsverträge
Prüfung der Angebote hinsichtlich Betriebskosten, Wartungsintervalle, Instandhaltungsfreundlichkeit
Sicherstellung, dass alle technischen Dokumentationen und Bedienungsanleitungen frühzeitig eingefordert werden
Bauphase und Bauüberwachung Überprüfung der Ausführung hinsichtlich Zugänglichkeit und Wartbarkeit
Sicherstellung der Umsetzung von gesetzlichen Prüfpflichten (z. B. nach BetrSichV, VDI-Richtlinien, VDE-Normen)
Erfassung von technischen Anlagendaten für die spätere Überführung in CAFM-Systeme
Vorbereitung der digitalen Instandhaltungsdokumentation und -historie
Abnahme und Inbetriebnahme Durchführung von Abnahmen mit besonderem Fokus auf Betriebs- und Wartungsfreundlichkeit
Übernahme aller notwendigen technischen Dokumentationen, Wartungsanleitungen, Ersatzteilkataloge
Sicherstellung der Integration der Daten in CAFM-, Helpdesk- und Dokumentenmanagementsysteme
Vorteile einer bFM-Integration in der Instandhaltung Anlagen leichter zugänglich → kürzere Wartungszeiten
Schnelle Erreichbarkeit und Zugänglichkeit technischer Komponenten
Klare Prüfintervalle und einfache Durchführung der Prüfungen
Frühzeitige Festlegung von digitalen Dokumentationsstandards
Verträge und Wartung bereits vor Betriebsbeginn abgeschlossen
Digitale Integration und Systemanforderungen Aufbau eines durchgängigen Datenmodells für Instandhaltungszwecke (z. B. BIM, IFC, CAFM-konform)
Einsatz von QR-Codes/NFC-Chips bereits bei Installation der Anlagen
Erfassung technischer Daten vor Ort über mobile Geräte (Apps)
Schnittstellenplanung zu CAFM-Systemen und Wartungsmanagement-Software
Digitale Übernahme von technischen Daten, Wartungsplänen und -intervallen
Verantwortlichkeiten im bFM-Prozess Gesamtkoordination, Abstimmung mit Bauherrn und Planungsteam
Einbringen der Betriebsanforderungen, Prüfung der Wartbarkeit
Koordination der Umsetzung vor Ort, Prüfung und Abnahmen
Umsetzung der Anforderungen an Wartbarkeit und Zugänglichkeit
Aufbau der digitalen Dokumentationsstruktur und CAFM-Integration
Typische Schwachstellen ohne bFM Technische Anlagen, die nicht erreichbar oder wartungsfreundlich sind (z. B. fehlende Revisionsklappen)
Keine oder unzureichende Dokumentation der Anlagen
Hohe Betriebskosten durch schlechte Zugänglichkeit und längere Wartungszeiten
Späte oder unzureichende Integration der Anlagendaten in CAFM-Systeme
Risiken durch nicht eingehaltene gesetzliche Prüfvorschriften
Erfolgsfaktoren einer erfolgreichen bFM-Integration Schon in der Entwurfs- und Planungsphase
Klare Vorgaben für BIM, IFC-Daten, CAFM-Integration
Rollen und Verantwortlichkeiten klar definieren
Regelmäßige Abstimmungen zwischen Bauherr, Planern und FM
Vorbereitung der Betreiberorganisation auf digitalen Betrieb
