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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Überlastung im Kontext der Transformation entgegenwirken

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Strategien zur Entlastung von Organisation, Personal und Systemen während der Neuausrichtung der Instandhaltung

Strategien zur Entlastung von Organisation, Personal und Systemen während der Neuausrichtung der Instandhaltung

Die Instandhaltung technischer Anlagen steht heute im Spannungsfeld von Digitalisierung, ESG-Anforderungen, steigenden gesetzlichen Pflichten, Ressourcenengpässen und wachsender Komplexität. Viele Organisationen befinden sich mitten in der Transformation: Sie wollen von einer reaktiven zu einer vorausschauenden, digital gestützten und standardisierten Instandhaltung übergehen. Dabei entsteht Überlastung – auf Seiten des Personals, der Systeme und der Prozesse.

Die Transformation der Instandhaltung ist notwendig – aber sie darf nicht auf dem Rücken der operativen Teams erfolgen. Wer strukturierte Prioritäten, klare Rollen, smarte Digitalisierung und pragmatische Etappen verfolgt, kann Überlastung verhindern und den Wandel in einen robusten, zukunftsfähigen Betrieb überführen. Facility Management übernimmt dabei die Rolle des Prozessgestalters, Koordinators und Ermöglichers – mit dem Ziel, die Instandhaltung effizient, regelkonform und nachhaltig aufzustellen.

Ursachen im Facility Management

Ursachen für Überlastung in der Instandhaltung während der Transformation

Bereich

Typische Belastungsfaktoren

Organisation

Neue Anforderungen ohne Ressourcenanpassung

Digitalisierung

Einführung neuer Systeme ohne saubere Datenbasis

Regelwerke & Pflichten

Verschärfte Prüfpflichten (BetrSichV, DGUV, VDE)

Schnittstellen

Medienbrüche, unklare Zuständigkeiten bei internen/externen Beteiligten

Fachkräftemangel

Ausfälle, Wissensverlust, Überlastung im operativen Geschäft

Typische Belastungsfaktoren

  • Rückstände bei gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen

  • Mängel ohne Maßnahmenverfolgung oder Dokumentation

  • Intransparente oder widersprüchliche Anlagen- und Wartungsdaten

  • Überlastete Helpdesks und technisches Personal

  • hohe Zahl reaktiver Einsätze im Verhältnis zu geplanten Wartungen

  • Unklare Rollenzuordnungen bei Verantwortung und Ausführung

Strategien zur Entlastung in Transformationsphasen - Struktur schaffen: Rollen, Aufgaben, Prozesse

  • Aufteilung der Betreiberverantwortung nach DIN 31051 / EN 13306

  • Einrichtung eines Instandhaltungs-Teams mit klaren Zuständigkeiten (Planung, Ausführung, Kontrolle, Dokumentation)

  • Einführung eines Maßnahmenregisters mit Priorisierung (A/B/C)

  • Nutzung standardisierter Workflows mit klaren Schnittstellen

Digitalisierung mit Augenmaß einführen

  • Etappierte Einführung von CAFM- und Ticket-Systemen (z. B. Start mit Top-10-Anlagen)

  • Klare Pflegeverantwortung für Stammdaten, Intervalle, QR-Codes

  • Einbindung von mobilen Apps zur Entlastung der Techniker vor Ort

  • Vorab-Datenaufbereitung / Schnittstellenklärung statt System „on top“

Zusammenarbeit mit Dienstleistern und Herstellern optimieren

  • Prüfung und ggf. Neuverhandlung von Wartungsverträgen (z. B. Service-Level, Rückmeldepflicht)

  • Einführung von standardisierten Rückmeldeformaten (z. B. Excel, API, CAFM-Formular)

  • Einbindung externer Fachpartner zur temporären Entlastung (z. B. für Erstinventur, Dokumentenprüfung)

Kommunikation & Transparenz im Betrieb

  • Einrichtung eines Instandhaltungsdashboards für interne Kommunikation (Fristen, Tickets, Prüfstatus)

  • Regelmäßige Lagebesprechungen mit Objektverantwortlichen / Dienstleistern

  • Sichtbare Fortschritte im System kommunizieren („Was haben wir geschafft?“)

Integration in digitale Systeme

Bereich

Entlastungseffekt durch Systemunterstützung

CAFM-Systeme

Automatisierte Fristenüberwachung, Maßnahmenverfolgung

Helpdesk / Ticketsystem

Strukturierte Störungsbearbeitung mit Rollenvergabe

Mobile Apps

Wartung und Dokumentation direkt vor Ort, Zeitersparnis

DMS / Prüfprotokolle

Digitale Ablage, einfache Nachweissicherung

Sensorik / IoT

Frühwarnung statt Reaktion – Predictive Maintenance

Erfolgsfaktoren zur nachhaltigen Entlastung

Erfolgsfaktor

Wirkung

Priorisierung statt Perfektion

Fokus auf kritische Anlagen und Pflichten

Klare Pflegeverantwortung

Daten sind aktuell, nutzbar und vertrauenswürdig

Standardisierung der Abläufe

weniger Rückfragen, schnellere Einweisung

Multiplikatoren aus der Fläche

Unterstützung durch ausgebildete Nutzer:innen vor Ort

Iterative Umsetzung

Lernen, anpassen, erweitern – statt einmaliger Großumstellung

Was vermieden werden sollte

  • „Big Bang“-Einführung ohne Testphase oder Schulung

  • Überfrachtung des CAFM mit irrelevanten Daten

  • parallele Systeme ohne Schnittstellen

  • fehlende Zeit für Analyse, Kontrolle, Qualitätssicherung

  • „Verantwortung durch E-Mail“ – keine dokumentierte Rollenvergabe